A nota fiscal é um documento que regulariza transações de compra e venda feitas por uma empresa. Ela direciona os processos contábeis e fiscais do empreendimento, e gerencia todo o estoque fiscal da empresa. A nota fiscal é uma documentação obrigatória que deve ser emitida nos seguintes casos:
- Venda ou prestação de serviços para outras empresas;
- Venda ou prestação de serviços para pessoa física;
- Transferência de mercadoria entre matriz e filial, ou filial entre filial.
Existem 2 tipos básicos de nota fiscal:
- Nota fiscal de serviços, que deve ser emitida junto à prefeitura da cidade onde o serviço foi prestado, pois ocorre incidência de ISS (Imposto sobre Serviços). Essa nota, de acordo com cada município, pode ser eletrônica via site da cidade em questão, ou nota fiscal avulsa emitida presencialmente na prefeitura.
- Nota fiscal de venda, que deve ser emitida junto à Secretaria de Fazenda de cada estado, pois ocorre a incidência de ICMS (Imposto sobre Comercialização e Movimentação de Mercadorias e Serviços), que é obrigatória para comércio, indústria e transporte. Essa nota pode ser emitida via sistema homologado pelo estado, mas cada estado pode ter uma legislação diferente sobre a forma de emissão.
Dados e informação da nota fiscal
Uma nota fiscal é emitida pelo preenchimento de algumas informações da transação que está sendo realizada. Atualmente na maioria dos estados brasileiros, a nota fiscal deve ser emitida em formato eletrônico.
Na nota fiscal contêm os seguintes dados:
- CNPJ do emissor
- CNPJ do comprador
- Data e hora da operação
- Valor da operação
- Impostos
- Transporte
- Forma de pagamento
Emitir uma nota fiscal
É obrigatório possuir um certificado digital da empresa, para validação da nota fiscal, além de possuir autorização da Secretaria de Fazenda estadual, autorizando a emissão da nota pela empresa, no caso de produtos. No caso de serviços, a autorização é feita pela prefeitura.
É necessário contratação de um emissor de nota fiscal autorizado, que irá ser o meio de emissão da nota fiscal. Pode ser um ERP simples.
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