Como Gerenciar meu Estoque

O gerenciamento de estoque é importante para empresas de todos os portes e deve ser realizado em situações onde há necessidade de lidar com estoques de produtos acabados, insumos ou matéria-prima. Manter um estoque grande pode acarretar diversos riscos para o negócio, pois há possibilidade de deterioração, roubo, danos, obsolescência, perda. 

Para gerenciar os estoques, é possível utilizar diversas ferramentas, como controle manuais, planilhas, softwares e aplicativos.

A gestão de estoque demonstra a capacidade que um negócio tem para organizar e controlar a quantidade de produtos e ajuda a determinar as necessidades de compra da empresa. Uma parte também importante é a analise dos fornecedores da sua empresa, leia esse artigo.

Vantagens de gerenciar o estoque

  • Identificar o que o mercado está demandando: Através do gerenciamento do estoque é possível identificar quais produtos tem mais saída e, consequentemente, são mais demandados;
  • Não perder vendas: Caso um cliente procure seu negócio em busca de um produto e não encontre, ele irá finalizar a venda com outra empresa;
  • Reduz prejuízos: Se o estoque representa um capital da empresa, quando há mercadorias paradas, significa que há dinheiro parado.
  • Controle de compras: Gerenciar o estoque ajuda no planejamento do setor de vendas, tendo controle do que entra e sai do estoque, é possível planejar compras e avaliar produtos que são mais sazonais. 

ERP — Início da Gestão de Estoques

Tudo começa por um ERP — Sistema de Gestão. Sim, sem sistema é muito difícil controlar o estoque. Em empresas pequenas já é complexo anotar entrada e saídas de mercadorias, e quanto maior vai ficando o estoque, mais complexo fica para gerenciar.

Um ponto extremamente valido de pontuar para sua reflexão: ter um sistema é fazer tudo fiel ao andamento do dia a dia da empresa, como financeiro, vendas, compras, etc. Não tem como a empresa ter dois sistemas e fazer funcionar corretamente. Como assim dois sistemas? É aquele sistema gerencial e o outro contábil que ainda alguns empresários fazem. Traduzindo, tem que declarar 100%! E isso vai ser ótimo para você, e vou provar.

Com o sistema em uso, fazer compras fica muito mais simples e fácil. O ERP vai te fornecer o giro das mercadorias da empresa, evitando assim compras desnecessárias por excesso de estoque ou produtos encalhados na empresa. Comprando corretamente, as vendas vão ser mais saudáveis para o negócio.

Vendendo pelo sistema, as baixas serão automatizadas, eliminando baixas manuais, e fazendo com que as conferências de estoque tenha que “bater”, caso tenha algum erro, será um erro humano. Assim você verá erros que hoje não consegue visualizar, como entrega de mercadorias erradas, possíveis desvios de mercadorias e etc.

Desenho do Processo e Treinamento da Equipe

Sistema definido, o próximo passo é treinar as pessoas no uso do sistema. Treinar de verdade viu! Usar, usar e usar… Só assim as pessoas vão aprender, e conseguirão fazer acontecer na empresa.

Além do treinamento, é importante desenhar e mostrar todo o processo de gestão de estoque, pontuando as importâncias de fazer o controle e como cada um, influência no resultado. O entendimento é importante para a dedicação das pessoas no dia a dia. Crie um fluxograma para que as pessoas visualmente consigam acompanhar esses processos e se “enxergarem” atuando.

Sugestão, grave vídeos do processo sendo executado perfeitamente e deixe a disposição para as pessoas acessarem sempre que tiverem alguma dúvida no processo.

Auditoria no processo

Fazer auditorias no processo é importante. Semanalmente liste poucos produtos e faça uma contagem no estoque para avaliar o funcionamento. Erros podem acontecer, mas não podem se repetir.

Faça auditoria cega, listar os produtos para os conferentes sem eles terem acesso ao dado do estoque atual, para assim confrontarem corretamente os dados. Além dessa auditoria esporádica, é necessário realizar de 1 a 2 balanços anuais gerais, para eliminar os gargalos do estoque, as perdas de produtos e ajustes no sistema.

 

Conclusão: como gerenciar meu estoque

Foque no gerenciamento do seu estoque, vai comprar melhor, vender melhor e evitar erros. Você irá constatar os resultados financeiros e de tempo para o negócio. 

Deixe aí nos comentários as dificuldades que você teve de pensar na gestão do estoque da sua empresa.

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Décio Pessoa

CEO da Allman
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