Ao iniciar uma empresa é necessário que o empreendedor tenha em mente a importância de ter um plano de ação, pois é ele que vai ajudar a guiar as decisões da empresa em diversas áreas, seja na gestão do estoque, compra de novos equipamentos ou até em campanhas do marketing. Dentro do plano de negócios, uma ferramenta que pode auxiliar no processo é a ferramenta 5W2H.
Neste artigo você conhecerá mais sobre essa ferramenta, além de dicas de como implantá-la na sua empresa. Confira abaixo.
O que é a ferramenta 5W2H?
A 5W2H é uma ferramenta de gestão que facilita o planejamento e desenvolvimento de qualquer atividade na empresa, sendo atualmente uma das ferramentas mais utilizadas por empresas de diferentes tamanhos.
Criada para auxiliar os sistemas de gestão de qualidade, esta ferramenta ganhou forças e hoje pode ser utilizada em todas as áreas da empresa, sendo uma alternativa importante para gerir essas áreas e suas necessidades.
Mas não se desespere, por mais que pelo nome possa parecer algo difícil, na prática a sua utilização é bem simples.
Os 5W e 2H são nada mais que as inicias de 7 perguntas que devem ser feitas ao elaborar um plano de ação:
· What? (O que?) – O que será realizado?
· Why? (Por que?) – Por que essa tarefa deve ser feita?
·Where (Onde?) – Onde ela será realizada? (presencial ou online)
·When? (Quando?) – Quando acontecerá?
·Who? (Por quem?) – Quem ou qual departamento irá realizar essa tarefa?
·How? (Como?) – Como será realizada?
·How much? (Quanto custará?) – Quanto custará para a sua empresa?
Estruturando a planilha do 5W2H
Após definir o próximo passo da sua empresa, é hora de elencar o que é necessário para colocá-lo em prática. Utilizaremos como exemplo a necessidade de melhorar a abordagem da sua equipe de vendas, para que assim consiga atingir as metas estabelecidas.
What?(O que?)
Nesta questão será colocado o que deve ser realizado. Cada área da empresa terá uma demanda diferente, por isso essa ferramenta é tão importante para a gestão. Se o seu setor de vendas não está conseguindo atingir as metas, uma boa forma de melhorar seria através de uma capacitação, então no “What?”(o que?) você colocaria “Capacitação equipe vendas”.
Why?(Por que?)
Nesta questão será colocado o motivo dessa tarefa ser realizada. Continuando o exemplo, se a sua equipe de vendas precisa de uma capacitação para atingir metas, então no “Why?”(por que?) você irá colocar “melhorar abordagem e atingir metas”.
Where?(Onde?)
Nesta questão será colocado o local ou a modalidade em que esta tarefa será realizada, seja presencial ou online. Nesse caso, no “Where?”(onde?) você tem como opção: “online”; “nome da sua empresa” (caso seja realizada nela) ou “nome da cidade” ( em que será realizada).
When?(Quando?)
Nesta questão será colocado o tempo de duração dessa tarefa. Se a capacitação for durar um dia ou meses, coloque a data exata para ter um controle melhor. Nesse caso, caso a capacitação da sua equipe dure dois meses, no “When?”(quando?) você irá colocar “01/07/2021 a 01/09/2021”.
Who?(Por quem?)
Nesta questão será colocada a pessoa ou o setor que realizará a tarefa. No nosso exemplo, quem passará pela capacitação é a equipe de vendas, então no “Who?”(Por quem?) você irá colocar “equipe de vendas”.
How?(Como?)
Nesta questão será colocado como essa tarefa será realizada. Para uma capacitação de uma equipe é necessário contratar uma empresa, então no “How?”(como?) você irá colocar “contratação de empresa especializada”.
How much?(Quanto custa?)
Nesta questão será colocado o valor da tarefa. Aqui é importante especificar se o valor será total ou mensal para facilitar a gestão da tarefa. Se a ação a ser realizada é um valor mensal especifique após o valor “mensal”, mas no nosso exemplo podemos colocar o valor cheio. Então no “How much?”(quanto custa?) você irá colocar o valor, por exemplo “R$ 2.000,00”.
Ao fim desse preenchimento, a sua tabela ficará assim:
A ferramenta 5W2H pode ser elaborada em diversos locais como Word, Excel ou outros programas/plataformas que sua empresa já utiliza para preenchimento de
planilhas.
Com essas 7 perguntas você irá conseguir gerir seu negócio de forma mais organizada, pontuando as ações necessárias e assim potencializando o crescimento da sua empresa.
