Conheça a importância e o motivo de serem fundamentais para a gestão empresarial e o passo a passo para a sua implantação.

Também conhecidos como indicadores de gestão, os indicadores de desempenho tratam-se de medidas utilizadas pelas empresas para avaliar o seu desenvolvimento ao longo de um período. Tais indicadores são utilizados para mensurar requisitos e operações importantes que estão diretamente ligadas à eficiência e qualidade de processos, sendo fundamentais para auxiliar no gerenciamento de qualquer organização.

Existem diversos tipos de indicadores de gestão que podem ser aplicados a qualquer ramo empresarial. Os gestores devem analisar os setores da sua empresa e entender o que é necessário e importante ser medido e melhorado, sempre pensando em excelência e na permanência da organização no mercado.

A seguir, tem-se o passo a passo que pode ser utilizado para facilitar a implantação de indicadores:

1º Passo: Definição dos indicadores. Esse passo pode ser realizado através de questionamentos específicos, de acordo com as características da organização e analisando o que seria realmente importante medir. Abaixo estão listados alguns exemplos de perguntas a serem feitas a diversos setores ou áreas, que poderiam se transformar em indicadores:

Financeiro: Qual o faturamento mensal da sua empresa? Quanto a empresa efetivamente recebeu? Qual o valor das suas despesas totais? Quanto as suas despesas variáveis representam da sua despesa total?

Estoque: Quantos produtos faltaram no estoque no mês vigente? Quantas retiradas foram feitas por cada setor? Quanto gastou de determinado material na semana? Quantos dias durou determinada matéria-prima no estoque?

Recursos humanos: Quantas faltas justificadas e não justificadas cada colaborador teve? Qual o rendimento de cada colaborador? Quanto de hora extra cada funcionário está realizando? Qual o nível de satisfação dos colaboradores?

Fornecedor: Quanto tempo cada fornecedor demora a entregar? Quantas vezes houve erro na entrega de cada fornecedor?

Atendimento: Qual o tempo médio de permanência do cliente na fila? Qual o tempo médio de atendimento? Qual o nível de satisfação dos clientes? Quantas reclamações tiveram no mês? Quanto tempo demora a sua entrega?

Produção: Quantas peças uma determinada máquina conseguiu produzir? Qual o tempo médio de produção? Quanto tempo em média cada máquina ficou parada?

Contudo, analisando a própria empresa, é possível fazer inúmeros questionamentos que poderiam ser medidos e transformados em indicadores de desempenho. Acima, constam apenas alguns exemplos.

2º Passo: Definir o mecanismo de informação. Sabendo quais indicadores serão medidos, o próximo passo é determinar de onde as informações serão retiradas. Ou seja, é saber onde e como coletar os dados.

Por exemplo, muitas empresas possuem sistemas operacionais de gestão, como os ERPs, que englobam os dados de todos os setores e retornam relatórios com informações importantes, ou até mesmo planilhas e formulários de controles internos, que poderiam ser utilizados para a coleta de dados. O intuito é definir ou criar meios de registro que funcionariam como fontes das informações referentes aos indicadores.

3º Passo: Definir a unidade, a frequência e o responsável pela medição. Todo indicador deve ter a sua unidade de medição definida, como por exemplo em quantidade, dinheiro, tempo ou porcentagem.

Além disso, deve ser estipulada uma periodicidade, geralmente determinada pelos gestores ou pelo responsável do setor. Deve-se analisar a quantidade de dados e determinar de quanto em quanto tempo serão medidos, podendo ser informações diárias, mensais, trimestrais, anuais ou como os gestores julgarem necessário.

E ainda, é preciso definir também, quem ficará responsável por medir e registrar os dados coletados.

4º Passo: Estipular metas. Qualquer indicador de desempenho deve ser comparado com um valor considerado como uma meta a ser alcançada pela empresa. Essa meta pode ser definida com base em históricos anteriores, como em períodos de bom desempenho ou até mesmo comparando com os concorrentes, de modo a estipular valores para superá-los.

Por exemplo, se no concorrente o cliente fica em média 5 minutos em uma fila esperando atendimento, a empresa tem que trabalhar para que no próprio estabelecimento o tempo seja menor.

5º Passo: medir e analisar os dados. Por fim, o responsável pela medição deve realizá-la retirando as informações dos meios específicos e em seguida registrar os dados. A criação de planilhas ou formulários de controle para a realização dos registros é fundamental.

O propósito é que os gestores consigam analisar os dados, comparando com meses, anos ou períodos anteriores, verificando se atingiu ou não a meta e também estipulando maiores metas a serem alcançadas. Devem ser feitas análises gerais, com o auxílio de gráficos, para que seja possível avaliar justamente o desempenho de cada indicador estipulado.

Assim, a implantação dos indicadores de desempenho é extremamente importante para toda organização que preze pela melhoria contínua de seus processos. Através deles, é possível que os gestores analisem e avaliem constantemente o desenvolvimento da sua empresa e tracem estratégias para o alcance das metas ou até mesmo para superá-las. Afinal, tudo que pode ser medido, pode ser gerenciado. Transformar informações em números é uma maneira efetiva de realizar análises do próprio negócio.

Texto por: Victoria Ferreira