A gestão por processos é fundamental nas empresas para garantia da qualidade do produto/serviço, do atendimento, do financeiro, do processo produtivo e de todos os setores de uma organização.
A gestão por processo visa padronizar o modus operandi de toda a organização, fundamental para garantia e manutenção do sucesso da empresa. E para melhorar o entendimento, existe diferença entre gestão de processos e gestão por processos. De antemão já deixamos claro que trabalhar a gestão por processo vai te ajudar a melhorar sua empresa, e principalmente aumentar a competitividade do seu negócio.
Gestão de Processos X Gestão por Processos
Primeiramente, existe uma diferença entre gestão de processos, a mais usada pelas empresas, da gestão por processos, que deveria ser mais aplicada.
Gestão de processos visa a empresas analisar os processos internos e fazer o seu gerenciamento de forma adequada. As etapas da gestão de processos são:
- Identificar os processos internos da empresa
- Analisar o atual modo de execução dos processos
- Propor mudanças aos processos
- Desenhar os processos com as mudanças para padronização
- Treinar os colaboradores nesse novo processo
- Executar os processos
- Ajustar os processos continuamente
Nesse modelo de gestão de processos, é aplicado sempre o PDCA para a melhoria contínua, no decorrer do artigo, vamos descrever melhor o PDCA para você aplicar na empresa.
Já a gestão por processos é maior, incluindo a parte da gestão de processos. A empresa entende pela ótica do cliente todo o funcionamento e a geração de valor ao produto/serviço, e não mais vê a empresa por setores, mas sim na totalidade para melhorar a experiência do cliente.
Com base na experiência do cliente, a organização irá adequar seus processos, podendo mudar até setores internos na busca da melhoria da experiência para o consumidor. O foco é sempre o User Experence.
Gestão por Processos
Definitivamente após entender a amplitude de gestão por processos, é chegado a hora de aprender a implantar na sua empresa. Entenda antes de tudo que implantar mudanças não é simples, e deve ser trabalhada com tempo e paciência. Existem 6 etapas que devem ser realizadas para a melhor implantação da Gestão por Processos.
1- Pesquisa de Satisfação do Cliente e do Colaborador
Em primeiro lugar deve-se realizar uma pesquisa interna na empresa com os colaboradores. Com o RH, chame para escutar o que os empregados da empresa propõem de mudanças e melhorias para o dia a dia da empresa, e na rotina de trabalho. Ninguém melhor do que quem executa todos os dias as atividades pontuarem sobre o que pode e deve ser feito.
Entenda se o seu colaborar gosta de estar na empresa, e como é o clima de trabalho. Temos um artigo que vai te ajudar.
2- Planejamento Estratégico
Logo após de entender o que precisa melhorar, agora vamos partir para o planejamento das mudanças e melhorias na empresa. Alinhe o proposito da empresa com a experiência que você deseja gerar para seu cliente, e pontue todas as melhorias que devem ser feitas.
Termine seu planejamento com o plano de implantação pronto, gere um 5W2H para conseguir colocar em prática tudo que foi desenhado.
Frequentemente essa é a etapa mais demorada e cansativa. Você devera montar do zero ou mapear cada processo dentro da sua empresa. Entender a realidade e o que espera alcançar de resultados com as melhorias que vão ser aplicadas no dia a dia da empresa.
O mapeamento de processos pode ajudar a visualizar muitas melhorias na empresa, consequentemente aprimorará seus processos e finalmente aumentará a satisfação do seu cliente.
Crie procedimentos e processos que sejam de fácil entendimento, e se puder, crie vídeos da execução de cada processo, de como usar o sistema, uso de ferramentas e de boas práticas do processo.
Defina as metas que a empresa deseja chegar, com indicadores de desempenho para serem medidos e servirem de balizadores dos resultados da empresa. Só assim você e sua equipe conseguiram entender os resultados e visualizar se valeu a pena todo esforço empregado nas mudanças. Uma dica, comemore os resultados positivos com o time, para valorizar o esforço de cada um.
4- Implantação das mudanças
Com os processos desenhados, treine, treine e treine seu time. Faça práticas, simule as ações e sempre corrija para que seu time fique afiado nas práticas. O melhor investimento dentro de uma empresa é o treinamento do time.
Alguns da sua equipe serão resistentes as mudanças, então você terá que convencê-los das melhorias que serão conquistadas e do porquê estão sendo realizadas. Quando um colaborador entende o motivo, é mais fácil de conseguir implantar as mudanças.
5- Monitoramento e controle dos indicadores de gestão
Com as metas em mãos, analise constantemente os resultados alcançados das mudanças aplicadas. Existem metas conquistadas em um período curto, e outros serão de longo prazo.
Não boicote os processos com pressa de ver os resultados, realmente tem processos que demoram a surtir efeitos, mas normalmente serão os que darão mais resultados dentro da sua empresa.
Pontos importantes de análise:
- Custo de mudanças x aumento de faturamento/lucratividade
- Tempo de mudanças
- Qualidade percebida pelos clientes
- Aumento de capacidade produtiva da equipe
- Aumento da efetividade da empresa
6- Refinamento dos processos
Com os resultados na mão, análise via PDCA tudo que pode ser aprimorado, principalmente o que foi avaliado como falha ou erro nos processos. Aprenda a aceitar críticas nos processos, para assim conseguir validar mais melhorias para o dia a dia.
Aceite que todo processo tem falha e pontos de melhoria contínua, esse é o principal foco do Kaizen.
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